نحوه فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها. [ویدئو و آزمون]

پاسخ مختصر: یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها زمانی بهترین عملکرد را دارند که مدیران ابتدا سیاست‌های مناسب برای کپی‌برداری و دستیار صوتی را فعال کنند، سپس برگزارکنندگان Facilitator را فعال کنند یا در جلسات پشتیبانی‌شده از Recap استفاده کنند. وقتی مجوز، کپی‌برداری یا نوع جلسه به درستی تنظیم نشده باشد، ممکن است یادداشت‌ها نمایش داده نشوند یا ناقص باشند.

نکات کلیدی:

کنترل مدیر: قبل از اینکه انتظار داشته باشید یادداشت‌های هوش مصنوعی ظاهر شوند، سیاست‌های جلسات تیم را بررسی کنید.

بررسی مجوز: ویژگی‌های تسهیل‌گر، خلاصه و کمک‌خلبان را با مجوز صحیح مطابقت دهید.

الزام رونویسی: وقتی یادداشت‌های هوش مصنوعی پس از جلسه مهم هستند، رونویسی را فعال و اجرا کنید.

تنظیم جلسه: از جلسات برنامه‌ریزی‌شده و پشتیبانی‌شده با دستور جلسات مشخص برای بهبود خروجی‌ها استفاده کنید.

بررسی انسانی: قبل از به اشتراک گذاشتن یادداشت‌ها، نام‌ها، تصمیمات، مهلت‌ها و جزئیات حساس را تأیید کنید.

۱. یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها به چه معناست 🤖

قبل از اینکه به نحوه فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها بپردازیم ، باید سه ویژگی مشابه را از هم جدا کنید:

• یادداشت‌های تولید شده توسط هوش مصنوعی در طول جلسه - معمولاً از طریق تسهیل‌گر در جلسات تیم‌ها ارائه می‌شوند.

• یادداشت‌های هوش مصنوعی در خلاصه - یادداشت‌ها و وظایف پیگیری که پس از یک جلسه یا رویداد نشان داده می‌شوند.

• یادداشت‌های جلسه‌ی کمک خلبان - یادداشت‌هایی که از طریق مایکروسافت ۳۶۵ کمک خلبان از چت جلسه یا تجربه‌ی خلاصه‌برداری ایجاد می‌شوند.

تسهیل‌گر می‌تواند یادداشت‌های هوش مصنوعی را به صورت بلادرنگ ایجاد کند، تصمیمات کلیدی را خلاصه کند، سوالات باز را مستند کند، به سوالات در چت جلسه پاسخ دهد و به مدیریت وظایف کمک کند. مایکروسافت می‌گوید مجوز Microsoft 365 Copilot لازم است ، اگرچه شرکت‌کنندگان در جلسه داخلی می‌توانند به‌روزرسانی‌های زنده را پس از اجرای آن مشاهده کنند.

این تمایز اهمیت دارد زیرا ممکن است یک نفر بگوید «یادداشت‌های هوش مصنوعی» و منظورش پنل یادداشت‌های زنده و مرتب باشد، در حالی که منظور فرد دیگری برگه یادداشت‌های هوش مصنوعی بعد از جلسه باشد. همان آشپزخانه، اما کشوهای متفاوت.

۲. چک لیست سریع قبل از فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها ✅

نکته‌ی مهم اما بی‌اهمیت اینجاست. یادداشت‌های هوش مصنوعی صرفاً به این دلیل که کسی روی «عضویت» کلیک کرده است، به طور جادویی ظاهر نمی‌شوند. شما معمولاً به مجوز مناسب، سیاست مدیریتی مناسب، فعال بودن قابلیت رونویسی و قالب جلسه‌ای که از این ویژگی پشتیبانی کند، نیاز دارید.

اول اینها رو بررسی کن:

• سازمان شما برای یادداشت‌های زنده هوش مصنوعی تسهیل‌گر، از Microsoft 365 Copilot یا برای استفاده از ویژگی‌های Intelligent Recap از Teams Premium/Copilot استفاده می‌کند

• رونویسی طبق سیاست جلسات تیم‌ها مجاز است.

• کوپایلوت توسط سیاست مدیر مسدود نشده است.

• این جلسه، یک جلسه برنامه‌ریزی‌شده‌ی تیمز است که در آن از این ویژگی پشتیبانی می‌شود.

• برگزارکننده یا ارائه‌دهنده اجازه دارد ویژگی هوش مصنوعی مربوطه را فعال کند.

• جلسه به اندازه کافی طولانی است و اگر می‌خواهید یادداشت‌های هوش مصنوعی بعد از جلسه داشته باشید، رونویسی شده است.

مایکروسافت تیمز پریمیوم شامل «مشاهده یادداشت‌ها و وظایف تولید شده توسط هوش مصنوعی از جلسات» به عنوان یک قابلیت ارتباطی مبتنی بر هوش مصنوعی است، در حالی که راهنمای Facilitator آن به طور جداگانه می‌گوید که Microsoft 365 Copilot برای اضافه کردن یا فعال کردن Facilitator لازم است.

نکته‌ی کوچکی است، چون البته یک نکته وجود دارد: یادداشت‌های هوش مصنوعی در Recap برای رویدادهایی که بیش از پنج دقیقه طول کشیده‌اند و به زبان انگلیسی رونویسی شده‌اند، در دسترس هستند و مایکروسافت همچنین خاطرنشان می‌کند که قالب‌بندی می‌تواند بسته به زبان رونویسی متفاوت باشد.

۳. نحوه فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها به عنوان مدیر 🛠️

برای مدیران، نحوه فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیمز از مرکز مدیریت تیمز شروع می‌شود، نه داخل خود جلسه. اینجاست که بسیاری از افراد گیر می‌کنند. آنها مدام دنبال دکمه یادداشت‌های هوش مصنوعی می‌گردند، اما این سیاست بی‌سروصدا در پس‌زمینه می‌گوید «نه».

مسیر ادمین معمولاً به صورت زیر است:

1. مرکز مدیریت تیم‌ها را باز کنید .

2. به جلسات.

3. سیاست‌های جلسه را انتخاب کنید .

4. یک سیاست موجود را انتخاب کنید یا یک سیاست جدید ایجاد کنید.

5. بخش ضبط و رونویسی را پیدا کنید .

6. تنظیمات کمک خلبان (Copilot) را پیدا کنید .

7. یکی از گزینه‌های موجود را انتخاب کنید:

   • روشن

   • روشن با رونوشت ذخیره شده مورد نیاز است

   • روشن با رونوشت ذخیره شده به صورت پیش‌فرض

   • خاموش

8. سیاست را ذخیره کنید و مطمئن شوید که به کاربران صحیح اختصاص داده شده است.

راهنمای مدیریتی مایکروسافت، تنظیمات مربوط به خط‌مشی جلسات Copilot را فهرست کرده و توضیح می‌دهد که خط‌مشی رونویسی بر عملکرد Copilot در طول و بعد از جلسات تأثیر می‌گذارد.

همچنین باید تأیید کنید که خودِ رونویسی در دسترس است. رونویسی تیم‌ها یک ویژگی تحت کنترل سیاستو برگزارکننده و کاربری که رونویسی را شروع می‌کند، هر دو برای درج رونویسی در جلسات، وبینارها یا جلسات عمومی، به فعال بودن تنظیمات نیاز دارند.

این بخشی است که مردم از آن می‌گذرند، سپس تیمز را سرزنش می‌کنند. گاهی اوقات تیمز سزاوار آن است. البته نه همیشه.

۴. نحوه فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها هنگام برنامه‌ریزی جلسه 📅

برای برگزارکنندگان جلسات، ساده‌ترین راه این است که قبل از شروع جلسه، یادداشت‌های هوش مصنوعی را آماده کنند. این کار به تیم‌ها فضای بیشتری می‌دهد تا مانند گربه‌ای که قبلاً به او غذا داده شده، رفتار خوبی داشته باشند.

برای اضافه کردن تسهیلگر هنگام برنامه ریزی:

1. تقویم را در تیم‌ها باز کنید

2. جدید را انتخاب کنید .

3. گزینه‌ی « جلسه‌ی تیم‌ها» را فعال کنید .

4. گزینه‌ها را انتخاب کنید .

5. برو به کمک خلبان و دیگر هوش مصنوعی.

6. مطمئن شوید که Allow Copilot and Facilitator روی یکی از موارد زیر تنظیم شده است:

   • فقط در طول جلسه

   • در حین و بعد از جلسه

7. ضامن تسهیلگر را در حالت فعال قرار دهید .

8. اعمال را انتخاب کنید .

مایکروسافت می‌گویند که این مسیر زمان‌بندی استو همچنین خاطرنشان می‌کنند که تسهیل‌کننده را فقط می‌توان به جلسات زمان‌بندی‌شده اضافه کرد، نه جلسات کانال، جلسات فوری یا تماس‌های تیمز.

یک دعوتنامه خوب برای جلسه هم مفید است. یک دستور جلسه ساده در توضیحات یا یادداشت‌های جلسه اضافه کنید. تسهیلگر می‌تواند دستور جلسه را در دعوتنامه یا یادداشت‌های جلسه حلقه‌ای بررسی کند و از آن برای سازماندهی بحث استفاده کند. جادویی نیست، اما وقتی جلسه شما لحظات «فقط یک چیز دیگر» زیادی دارد، تقریباً به همان شکل است.

۵. نحوه فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در طول جلسه زنده تیم‌ها 🎙️

شاید هنگام برنامه‌ریزی فراموش کرده‌اید که آن را فعال کنید. اتفاق می‌افتد. جلسه را باز می‌کنید، یکی می‌گوید «آیا هوش مصنوعی می‌تواند یادداشت‌برداری کند؟» و ناگهان همه طوری به برگزارکننده نگاه می‌کنند که انگار می‌خواهند ماه را کنترل کنند.

برای روشن کردن تسهیلگر در طول جلسه:

1. به جلسه تیم‌ها بپیوندید.

2. از کنترل‌های جلسه، اقدامات بیشتر را انتخاب کنید

3. فعال کردن تسهیل‌گر را انتخاب کنید .

4. در صورت درخواست تیمز، زبان جلسه را انتخاب کنید.

5. چند دقیقه صبر کنید تا یادداشت‌ها شروع به نمایش کنند.

وقتی Facilitator روشن باشد، آیکون یادداشت‌ها تغییر می‌کند تا نشان دهد یادداشت‌های تولید شده توسط هوش مصنوعی فعال هستند. مایکروسافت می‌گوید یادداشت‌ها بلافاصله ظاهر نمی‌شوند و ممکن است چند دقیقه طول بکشد زیرا بر اساس بحث‌های ثبت شده در متن هستند.

یک نکته‌ی مهم در مورد نقش: شرکت‌کنندگان موبایل می‌توانند یادداشت‌های زنده را ببینند، اما فقط برگزارکنندگان یا ارائه‌دهندگانی که از تیمز روی دسکتاپ یا وب استفاده می‌کنند می‌توانند در طول جلسه، Facilitator را روشن یا خاموش کنند.

بنابراین، اگر کسی از طریق تلفن همراه در تاکسی به سیستم متصل می‌شود و می‌پرسد که چرا نمی‌تواند آن را فعال کند، ممکن است دلیلش همین باشد. آزاردهنده؟ بله. منطقی؟ عمدتاً.

۶. چگونه یادداشت‌های هوش مصنوعی را بعد از جلسه تیمی پیدا کنیم 🔎

بعد از پایان جلسه، یادداشت‌ها در مه بهره‌وری ناپدید نمی‌شوند. معمولاً می‌توانید آنها را از گفتگوی جلسه یا خلاصه جلسه پیدا کنید.

برای بررسی محتوای تولید شده توسط هوش مصنوعی پس از جلسه:

1. چت را در تیم‌ها باز کنید

2. گفتگوی جلسه را انتخاب کنید.

3. در بالا، Recap را انتخاب کنید

4. بسته به تجربه‌ای که مستاجر شما نشان داده است، یادداشت‌ها یا یادداشت‌های هوش مصنوعی را انتخاب کنید

مایکروسافت می‌گوید محتوای تولید شده توسط تسهیل‌گر از طریق چت جلسه و یادداشت‌های جلسه در Recap پس از پایان جلسه قابل دسترسی است . یادداشت‌های جلسه تولید شده توسط هوش مصنوعی در صفحه Microsoft Loop ذخیره می‌شوند و شرکت‌کنندگان در جلسه می‌توانند آن صفحه Loop را قبل، در حین یا بعد از جلسه ویرایش کنند.

مایکروسافت می‌گوید برای خلاصه‌سازی یادداشت‌های هوش مصنوعی به طور گسترده‌تر، کاربران می‌توانند یادداشت‌های دستی و تولید شده توسط هوش مصنوعی به علاوه وظایف بعدی را مشاهده کنند ، مشروط بر اینکه جلسه الزامات رونویسی را برآورده کند.

اینجاست که یادداشت‌های هوش مصنوعی به چیزی بیش از یک ترفند جلسات تبدیل می‌شوند. می‌توانید تصمیمات، وظایف، مطالب از دست رفته و پیگیری‌ها را بدون پخش مجدد کل مکالمه، مانند بررسی یک صحنه جرم کوچک اداری، استخراج کنید.

۷. جدول مقایسه: روش‌های استفاده از یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها 📊

راهنمای پشتیبانی مایکروسافت برای یادداشت‌های تولید شده توسط Copilot می‌گوید کاربران می‌توانند Copilot را از چت جلسه انتخاب کنند، دستورالعمل‌های بیشتری را انتخاب کنند، یادداشت‌های جلسه ایجاد کنند، آنها را کپی کرده و در جای دیگری جای‌گذاری کنند، ضمن اینکه به کاربران یادآوری می‌کند که خروجی هوش مصنوعی را تأیید کنند زیرا می‌تواند نادرست باشد.

۸. بهترین تنظیمات جلسه برای یادداشت‌های بهتر هوش مصنوعی در تیم‌ها 🧠

دانستن نحوه فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها نیمی از کار است. گرفتن یادداشت‌های ارزشمند نیمه دیگر آن است. هوش مصنوعی در ساختار خوب است، اما نمی‌تواند ذهن را با هدست بخواند. به ورودی‌های تمیز نیاز دارد.

از این تنظیم استفاده کنید:

• قبل از جلسه، دستور جلسه‌ی واضحی اضافه کنید.

• تصمیمات را با صدای بلند بگویید: «تصمیم: ما هفته آینده نسخه آزمایشی را راه‌اندازی خواهیم کرد.»

• به صورت شفاهی به صاحبان کار تکلیف کنید: «مایا مسئولیت پیگیری امور مالی را بر عهده دارد.»

• قبل از تغییر موضوع، مکث کنید.

• از اینکه پنج نفر مدام با هم حرف بزنند، اجتناب کنید. بله، بلندپروازانه.

• از نام‌ها به طور مداوم استفاده کنید تا مالکیت وظایف واضح‌تر باشد.

• تا حد امکان، لحن جلسه را ثابت نگه دارید.

• قبل از اشتراک‌گذاری گسترده، یادداشت‌ها را بررسی کنید.

تسهیل‌گر می‌تواند دستور جلسات را از دعوتنامه جلسه یا یادداشت‌های جلسه حلقه‌ای تشخیص دهدو این می‌تواند به پیگیری موضوعات دستور جلسه در طول جلسه کمک کند.

یک ترفند بی‌سروصدا و مؤثر: موارد عملی خود را طوری اعلام کنید که انگار برای یک دستیار بسیار خسته روایت می‌کنید. نه رباتیک، فقط واضح. «مورد عملی: جردن دسته به‌روزرسانی‌شده را ارسال خواهد کرد.» این نوع جمله باعث می‌شود یادداشت‌های هوش مصنوعی خیلی کمتر بی‌روح باشند.

۹. مشکلات رایج هنگام نمایش ندادن یادداشت‌های هوش مصنوعی ⚠️

اگر یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیمز وجود ندارد، فوراً فرض نکنید که این ویژگی خراب است. ممکن است باشد، اما چندین مسدودکننده‌ی معمولی وجود دارد.

علل شایع عبارتند از:

• هیچ حق استفاده از کمک خلبان یا تیمز پریمیوم برای ویژگی مورد نظر شما وجود ندارد.

• کمک خلبان در سیاست‌های جلسات تیمز غیرفعال است

• رونویسی برای سازمان‌دهنده یا شخصی که سعی در شروع آن دارد غیرفعال است.

• جلسه برای یادداشت‌های خلاصه هوش مصنوعی خیلی کوتاه است.

• جلسه رونویسی نشده است.

• نوع جلسه پشتیبانی نشده، مانند جلسه کانال برای تسهیلگر.

• نقش اشتباه، مانند اینکه شرکت‌کننده‌ای سعی کند تسهیل‌گر را تحریک کند.

• محدودیت‌های شرکت‌کنندگان خارجی.

• استخراج برچسب‌های حساسیت یا دستور کار مسدود کردن رمزگذاری

مستندات مایکروسافت خاطرنشان می‌کند که تیمز از رونوشت رویدادها، داده‌های حضور و غیاب و داده‌های پاورپوینت لایو برای ارائه ویژگی‌های هوشمند خلاصه‌سازی مبتنی بر هوش مصنوعی استفاده می‌کند، بنابراین فقدان داده‌های رونوشت می‌تواند به معنای از دست رفتن ارزش خلاصه‌سازی هوش مصنوعی باشد.

برای یادداشت‌های زنده‌ی تسهیل‌گر، به یاد داشته باشید که فقط برگزارکنندگان و ارائه‌دهندگان در دسکتاپ یا وب می‌توانند تسهیل‌گر را در طول جلسه روشن یا خاموش کنند. کاربران تلفن همراه می‌توانند یادداشت‌های زنده را مشاهده کنند اما نمی‌توانند این ویژگی را به همان روش فعال کنند.

۱۰. حریم خصوصی، مجوزها و قانون «لطفاً این را تأیید کنید» 🔐

یادداشت‌های هوش مصنوعی مفید هستند، اما آنها یک تندنویس قانونی، یک مسئول انطباق یا وسواسی‌ترین همکار شما به جزئیات نیستند. آنها از داده‌های جلسه تولید می‌شوند و می‌توانند زمینه را از دست بدهند، چیزی را ناشیانه بیان کنند، یا یک بحث نامرتب را به یک خلاصه با ظاهری مطمئن تبدیل کنند که فقط تا حد زیادی درست است.

مایکروسافت اظهار می‌کند که محتوای تولید شده توسط هوش مصنوعی در خلاصه تیمز بر اساس رونوشت رویداد و با استفاده از GPT و سایر مدل‌های هوش مصنوعی ارائه می‌شودو ممکن است نادرست، ناقص یا نامناسب باشد.

بنابراین قانون عملی ساده است:

• یادداشت‌های هوش مصنوعی را قبل از ارسال به مشتریان مرور کنید.

• تصمیمات، اعداد، نام‌ها و مهلت‌ها را بررسی کنید.

• قبل از ذخیره یا ارسال اطلاعات حساس، آنها را تأیید کنید.

• از تکیه بر یادداشت‌های هوش مصنوعی به عنوان تنها سند برای تصمیمات حقوقی، منابع انسانی، مالی یا نظارتی خودداری کنید.

• مطمئن شوید که شرکت‌کنندگان، رونویسی و سیاست‌های خلاصه‌سازی تولید شده توسط هوش مصنوعی را درک می‌کنند.

تیمز همچنین گزینه‌های جلسه و کنترل‌های مدیریتی برای محتوای حساس جلسه، از جمله کنترل‌های مربوط به کپی کردن، ارسال مجدد، ضبط، رونوشت و بینش‌های تولید شده توسط هوش مصنوعی، دارد.

کمی بدبینی اینجا خوب است. نه بدبینیِ ناشی از فویل، فقط بدبینیِ «شاید بهتر باشد خلاصه‌ی خام هوش مصنوعی را بدون خواندن در یادداشت تخته پیست نکنید».

۱۱. نکات مربوط به راه‌اندازی برای مدیران و سرپرستان تیم‌ها 🚀

انتشار یادداشت‌های هوش مصنوعی زمانی بهترین نتیجه را می‌دهد که فقط با زدن یک دکمه، امیدوار نباشید همه مثل یک ویدیوی آموزشی رفتار کنند.

یک طرح ساده برای انتشار:

1. یک گروه آزمایشی کوچک انتخاب کنید.

2. مجوزها و سیاست‌ها را تأیید کنید.

3. تنظیمات رونویسی و کپی‌رایت را برای آن گروه فعال کنید.

4. یک جلسه آزمایشی ایجاد کنید.

5. یادداشت‌های زنده‌ی تسهیل‌گر را امتحان کنید.

6. یادداشت‌های هوش مصنوعی Recap بعد از جلسه را امتحان کنید.

7. مراحل دقیقی را که کاربرانتان می‌بینند، مستند کنید.

8. یک راهنمای کوتاه داخلی در مورد «چه زمانی از یادداشت‌های هوش مصنوعی استفاده کنیم» ایجاد کنید.

9. یادآوری‌های مربوط به حریم خصوصی را لحاظ کنید.

10. از مردم بپرسید چه چیزی آنها را گیج کرده است، زیرا آنها به شما خواهند گفت. با صدای بلند.

دلیل اجرای آزمایشی این است که تجربیات تیمز می‌تواند بر اساس مجوز، سیاست‌های مدیریتی، نوع جلسه، نسخه کلاینت و تنظیمات سازمانی متفاوت باشد. این یک دکمه قرمز بزرگ نیست. بیشتر شبیه یک کشو پر از دکمه است که برخی بهتر از بقیه برچسب‌گذاری شده‌اند.

۱۲. پاسخ سریع: نحوه فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها 🏁

در اینجا نسخه فشرده نحوه فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها:

برای مدیران:

• به مرکز مدیریت تیم‌ها بروید .

• آزاد > سیاست‌های جلسات.

• در بخش ضبط و رونویسی ، سیاست کپی‌رایت صحیح را فعال کنید .

• مطمئن شوید که رونویسی مجاز است.

• سیاست را به کاربران مناسب اختصاص دهید.

برای برگزارکنندگان:

• یک جلسه برنامه‌ریزی‌شده برای تیم‌ها ایجاد کنید.

• گزینه‌ها > کمک‌خلبان و سایر هوش مصنوعی‌ها را باز کنید .

• گزینه Allow Copilot و Facilitator را روی گزینه فعال تنظیم کنید

• تسهیلگر را روشن کنید .

• تنظیم را اعمال کنید.

در جریان جلسه:

• اقدامات بیشتر را انتخاب کنید .

• فعال کردن تسهیل‌گر را انتخاب کنید .

• چند دقیقه صبر کنید تا یادداشت‌های تولید شده توسط هوش مصنوعی ظاهر شوند.

بعد از جلسه:

• گفتگوی جلسه را باز کنید.

• به خلاصه.

• یادداشت‌ها یا یادداشت‌های هوش مصنوعی را انتخاب کنید .

این نسخه تمیز است. نسخه عملی شامل بررسی مجوزها، سیاست‌ها، رونویسی، نقش‌ها و اینکه آیا تیمز یکی از آن روزها را دارد یا خیر، می‌شود.

نکات پایانی 💬

نحوه فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها، پس از اینکه قطعات در یک ردیف قرار گرفتند، دشوار نیست، اما به راحتی می‌توان قطعات را با هم اشتباه گرفت. مدیران، دروازه‌های سیاست را کنترل می‌کنند. برگزارکنندگان، تنظیمات جلسه را کنترل می‌کنند. ارائه‌دهندگان و برگزارکنندگان می‌توانند در جلسات پشتیبانی‌شده، تسهیل‌کننده را فعال کنند. رونویسی به هوش مصنوعی امکان کار می‌دهد. خلاصه‌برداری جایی است که جلسه قابل جستجو، قابل مرور سریع و - در حالت ایده‌آل - کمتر از یک باتلاق حافظه می‌شود.

بهترین تنظیمات ساده است: سیاست‌های مناسب را فعال کنید، رونویسی را روشن کنید، جلسه را به درستی برنامه‌ریزی کنید، وقتی یادداشت‌های زنده مهم هستند از Facilitator استفاده کنید و قبل از اینکه خروجی را به عنوان حقیقتی حک شده بر روی لوح‌های سنگی در نظر بگیرید، آن را مرور کنید 🪨. یادداشت‌های هوش مصنوعی بسیار مفید هستند، اما هنوز یادداشت‌هایی از یک ماشین هستند که به قطع شدن صحبت‌های انسان‌ها گوش می‌دهند. بنابراین بله، از آنها استفاده کنید. فقط یک ابرو را کمی بالا نگه دارید.

مثال دنیای واقعی: استفاده از یادداشت‌های هوش مصنوعی برای جلسه هفتگی پروژه مشتری 🧾

سناریو

تصور کنید یک آژانس وب کوچک، جلسه هفتگی ۴۵ دقیقه‌ای Teams را با یک مشتری برگزار می‌کند. همان مشکلات همچنان بروز می‌کنند: تصمیمات در چت‌ها پنهان می‌شوند، موارد عملی نصفه و نیمه به خاطر سپرده می‌شوند و یک نفر ۲۰ تا ۳۰ دقیقه بعد از هر جلسه، یادداشت‌های درهم‌تنیده را به به‌روزرسانی مشتری تبدیل می‌کند.

این یک سناریوی مثالی تخیلی اما واقع‌بینانه است. آژانس از یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیمز برای ایجاد پیش‌نویس اولیه یادداشت‌های جلسه استفاده می‌کند، سپس یک مدیر پروژه قبل از اینکه چیزی به مشتری ارائه شود، خروجی را بررسی می‌کند. این بخش آخر مهم است. هوش مصنوعی به کارهای مدیریتی کمک می‌کند، نه اینکه جایگزین انسانی شود که پروژه را درک می‌کند.

جلسه در تیمز برنامه‌ریزی شده، رونویسی فعال است و قبل از شروع تماس، Facilitator روشن شده است. این با نکته اصلی مقاله مطابقت دارد: یادداشت‌های هوش مصنوعی زمانی بهترین عملکرد را دارند که مجوز، سیاست جلسه، رونویسی و تنظیمات جلسه، همگی در ابتدا تنظیم شده باشند.

آنچه دستیار نیاز دارد

برای این چیدمان، برگزارکننده موارد زیر را آماده می‌کند:

یک جلسه تیمی از پیش برنامه‌ریزی‌شده، نه یک تماس تلفنی سریع و موردی.

دستور جلسه مختصری در دعوتنامه جلسه.

رونویسی برای جلسه فعال شد.

مجری قبل از شروع جلسه روشن شد.

یک مدیر پروژه برای بررسی یادداشت‌های هوش مصنوعی تعیین شده است.

یک چک لیست ساده برای بررسی نام‌ها، تاریخ‌ها، هزینه‌ها، مهلت‌ها و تصمیمات مشتری.

یک دستور جلسه خوب می‌تواند چیزی شبیه به این باشد:

دستور جلسه:

دستاوردهای هفته گذشته را مرور کنید.

تغییرات کپی صفحه اصلی را تأیید کنید.

تصمیم بگیرید که ویدیوی صفحه قیمت‌گذاری را نگه دارید یا حذف کنید.

وظایف راه‌اندازی را به مالکان اختصاص دهید.

تاریخ بررسی بعدی را تأیید کنید.

این به هوش مصنوعی ساختار بیشتری می‌دهد تا یک دعوت مبهم برای «رسیدن به پروژه» باشد. همچنین به انسان‌ها کمک می‌کند تا کمی کمتر پراکنده بمانند، که همیشه یک امتیاز است.

دستورالعمل مثال

در شروع جلسه، برگزارکننده می‌تواند چیزی شبیه به این بگوید:

«ما امروز از یادداشت‌های تولید شده توسط هوش مصنوعی برای ثبت تصمیمات و موارد عملی استفاده می‌کنیم. لطفاً تصمیمات را به وضوح بیان کنید، نام مالک را برای هر وظیفه ذکر کنید و در صورت امکان مهلت‌ها را ذکر کنید. ما یادداشت‌ها را قبل از به اشتراک گذاشتن آنها پس از جلسه بررسی خواهیم کرد.»

در طول جلسه، مدیر پروژه می‌تواند موارد عملی را به روشنی بیان کند:

«تصمیم: ویدیوی صفحه قیمت‌گذاری را برای انتشار نگه می‌داریم.»

«اقدام لازم: پریا نسخه اصلاح‌شده صفحه اصلی را تا پنجشنبه ساعت ۳ بعد از ظهر ارسال خواهد کرد.»

«اقدام عملی: مارک قبل از جمعه بررسی خواهد کرد که آیا تگ‌های آنالیتیکس به درستی فعال می‌شوند یا خیر.»

این ممکن است در ابتدا کمی رسمی به نظر برسد، اما به هوش مصنوعی چارچوب‌های مشخصی برای کار می‌دهد. بحث مبهمی که مطرح می‌شود، یادداشت‌های مبهمی که از آن بیرون می‌آید. تصمیمات واضحی که گرفته می‌شود، یادداشت‌های کاربردی که از آن بیرون می‌آید.

چگونه آن را آزمایش کنیم

قبل از اینکه آن را در کل تیم اجرا کنید، یک آزمایش کوچک سه جلسه‌ای اجرا کنید.

جلسه ۱: فقط از یادداشت‌های دستی معمولی استفاده کنید.

جلسه دوم: از یادداشت‌های هوش مصنوعی استفاده کنید، اما بدون دستور جلسه ساختاریافته.

جلسه ۳: از یادداشت‌های هوش مصنوعی با دستور جلسه‌ای مشخص و قالبی از اقدامات گفتاری استفاده کنید.

بعد از هر جلسه، موارد زیر را بررسی کنید:

چقدر طول می‌کشد تا یادداشت‌های نهایی آماده‌ی مشتری تولید شوند؟.

چند مورد از اقدامات نیاز به اصلاح دارند؟.

آیا مهلت‌ها به درستی ثبت شده‌اند یا خیر.

اینکه آیا صاحب حق به هر وظیفه متصل است یا خیر.

اینکه آیا خلاصه شامل مواردی است که مورد توافق قرار نگرفته است یا خیر.

بررسی‌کننده باید قبل از ارسال هر چیزی به خارج از سازمان، یادداشت‌های هوش مصنوعی را با متن رونوشت مقایسه کند. این امر به ویژه برای مسائل مالی، جدول زمانی، عبارات حقوقی، تاییدیه‌ها یا تعهدات مشتری اهمیت دارد.

نتیجه

نتیجه‌ی تشریحی، بر اساس زمان‌بندی سه جلسه‌ی ۴۵ دقیقه‌ای نمونه‌ی پروژه:

فقط یادداشت‌های دستی: ۲۸ دقیقه برای ایجاد یک به‌روزرسانی تمیز برای کلاینت.

یادداشت‌های هوش مصنوعی بدون دستور کار مشخص: ۱۷ دقیقه برای مرور و مرتب کردن یادداشت‌ها.

یادداشت‌های هوش مصنوعی با دستور جلسه و موارد عملی گفتاری واضح: ۹ دقیقه برای بررسی و ارسال به‌روزرسانی نهایی.

این یعنی در مقایسه با فرآیند دستی، حدود ۱۹ دقیقه در هر جلسه صرفه‌جویی می‌شود. با احتساب چهار جلسه هفتگی با مشتری در هر ماه، این مقدار برای یک مدیر پروژه حدود ۷۶ دقیقه در ماه صرفه‌جویی می‌شود.

بررسی کیفیت به همان اندازه صرفه‌جویی در زمان اهمیت دارد. در این آزمون نمونه، نسخه ساختاریافته یادداشت‌های هوش مصنوعی، ۸ مورد از ۹ مورد عملی را به درستی ثبت کرد. تنها خطا، ضرب‌الاجل بود که نیاز به اصلاح انسانی داشت. دقیقاً به همین دلیل است که باید با یادداشت‌های هوش مصنوعی به عنوان یک پیش‌نویس اولیه قوی رفتار شود، نه منبع نهایی حقیقت.

چه چیزی می‌تواند اشتباه پیش برود؟

رایج‌ترین مشکل، گفتار مبهم است. اگر کسی بگوید: «بیایید هفته‌ی آینده آن را مرتب کنیم»، هوش مصنوعی ممکن است نداند «آن» متعلق به کیست یا «هفته‌ی آینده» به چه معناست.

سایر خطرات عبارتند از:

وظیفه‌ای که به فرد اشتباهی محول شده است.

یک پیشنهاد ملایم که به عنوان یک تصمیم قطعی نوشته شده است.

ضرب‌الاجل از دست رفته یا اشتباه شنیده شده است.

جزئیات حساس مشتری که در یادداشت‌هایی که بیش از حد به اشتراک گذاشته می‌شوند، ظاهر می‌شوند.

متن جلسه در دسترس نیست، که این موضوع، خلاصه پس از جلسه را تضعیف می‌کند.

برگزارکننده فرض می‌کند که یادداشت‌های هوش مصنوعی به طور خودکار درست هستند زیرا مرتب به نظر می‌رسند.

راه حل ساده اما مؤثر است: از یک چک لیست بررسی استفاده کنید، موارد عملی را قبل از پایان جلسه تأیید کنید و یادداشت‌های خام هوش مصنوعی را مستقیماً برای مشتری ارسال نکنید.

نکته کاربردی

یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها زمانی بهترین عملکرد را دارند که جلسه از قبل به خوبی اداره شده باشد. دستور جلسه اضافه کنید، تنظیمات مناسب را فعال کنید، تصمیمات را به وضوح بیان کنید و یک نفر را مسئول بررسی قرار دهید. این کار را انجام دهید و یادداشت‌های هوش مصنوعی می‌تواند یک جلسه شلوغ را در عرض چند دقیقه به یک جلسه مفید تبدیل کند، به جای اینکه سند دیگری ایجاد شود که همه بعداً مجبور به بحث در مورد آن باشند.

سوالات متداول

چگونه می‌توانم به عنوان مدیر، یادداشت‌های هوش مصنوعی را در تیم‌ها فعال کنم؟

برای فعال کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیمز به عنوان مدیر، از مرکز مدیریت تیمز شروع کنید. به جلسات بروید، سیاست‌های جلسات را باز کنید و بخش ضبط و رونویسی را بررسی کنید. مطمئن شوید که دستیار صوتی مجاز است و رونویسی برای کاربران مناسب فعال است. این سیاست همچنین باید به افرادی که باید به یادداشت‌های هوش مصنوعی دسترسی داشته باشند، اختصاص داده شود.

برای یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیمز به چه مجوزهایی نیاز دارم؟

مجوز به ویژگی یادداشت‌های هوش مصنوعی که می‌خواهید استفاده کنید بستگی دارد. یادداشت‌های زنده تولید شده توسط هوش مصنوعی با Facilitator معمولاً به Microsoft 365 Copilot نیاز دارند. یادداشت‌های هوش مصنوعی در Recap ممکن است به دسترسی Teams Premium یا Copilot بستگی داشته باشند. در بسیاری از سازمان‌ها، مدیران باید قبل از فرض وجود این ویژگی، هم مجوز و هم سیاست‌های جلسات را بررسی کنند.

چرا یادداشت‌های هوش مصنوعی در جلسه تیمز من نمایش داده نمی‌شوند؟

اگر Copilot غیرفعال باشد، رونویسی مسدود شده باشد یا نوع جلسه پشتیبانی نشود، ممکن است یادداشت‌های هوش مصنوعی نمایش داده نشوند. همچنین ممکن است جلسه خیلی کوتاه باشد، رونویسی نشده باشد یا مجوزهای لازم برای سازماندهی را نداشته باشد. یک راه حل رایج، بررسی مجوز کاربر، سیاست جلسه Teams، تنظیمات رونویسی و اینکه آیا جلسه برنامه‌ریزی شده است یا نه و فوراً شروع شده است، می‌باشد.

آیا می‌توانم یادداشت‌های هوش مصنوعی را در طول یک جلسه زنده تیمز فعال کنم؟

بله، در جلسات پشتیبانی‌شده، یک سازمان‌دهنده یا ارائه‌دهنده می‌تواند در طول جلسه، تسهیل‌گر را فعال کند. آن‌ها معمولاً این کار را از طریق اقدامات بیشتر در کنترل‌های جلسه انجام می‌دهند، سپس فعال کردن تسهیل‌گر را انتخاب می‌کنند. ممکن است نمایش یادداشت‌ها چند دقیقه طول بکشد زیرا تیمز قبل از اینکه بتواند یادداشت‌های مفید ایجاد کند، به محتوای بحث از متن نیاز دارد.

یادداشت‌های هوش مصنوعی بعد از جلسه تیمز را از کجا پیدا کنم؟

بعد از جلسه، چت جلسه را در تیمز باز کنید و خلاصه جلسه را انتخاب کنید. بسته به تنظیمات شما، ممکن است یادداشت‌ها یا یادداشت‌های هوش مصنوعی را ببینید. یادداشت‌های ایجاد شده توسط تسهیل‌گر همچنین می‌توانند از طریق چت جلسه و یادداشت‌های جلسه ظاهر شوند. معمولاً، یادداشت‌های هوش مصنوعی پس از جلسه زمانی بهترین عملکرد را دارند که جلسه رونویسی شده و الزامات ویژگی را برآورده کرده باشند.

تفاوت بین یادداشت‌های جلسات تسهیل‌گر، خلاصه جلسات و کمک‌خلبان چیست؟

تسهیل‌گر عمدتاً برای یادداشت‌های زنده تولید شده توسط هوش مصنوعی در طول جلسه است. خلاصه‌برداری جایی است که کاربران یادداشت‌ها، وظایف و محتوای جلسه را پس از آن مرور می‌کنند. یادداشت‌های جلسه کمک خلبان از طریق تجربه کمک خلبان از چت جلسه یا خلاصه‌برداری تولید می‌شوند. آنها همپوشانی دارند، اما دقیقاً یک ویژگی نیستند، بنابراین الزامات راه‌اندازی می‌توانند متفاوت باشند.

آیا جلسات تیمز برای کار کردن یادداشت‌های هوش مصنوعی نیاز به رونویسی دارند؟

در بسیاری از گردش‌های کاری یادداشت‌های هوش مصنوعی تیمز، رونویسی ضروری است زیرا به هوش مصنوعی چیزی برای تجزیه و تحلیل می‌دهد. خلاصه یادداشت‌های هوش مصنوعی به ویژه به در دسترس بودن رونویسی و واجد شرایط بودن جلسه بستگی دارد. مدیران باید تأیید کنند که رونویسی در سیاست‌های جلسه مجاز است و برگزارکنندگان باید مطمئن شوند که در صورت نیاز به یادداشت‌های پس از جلسه، جلسه رونویسی می‌شود.

چه کسی می‌تواند Facilitator را برای یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیم‌ها فعال کند؟

معمولاً برگزارکنندگان یا ارائه‌دهندگان می‌توانند با استفاده از تیمز روی دسکتاپ یا وب، تسهیل‌گر را فعال کنند. کاربران موبایل ممکن است بتوانند یادداشت‌های زنده را مشاهده کنند، اما ممکن است نتوانند خودشان تسهیل‌گر را فعال کنند. این تفاوت نقش اغلب توضیح می‌دهد که چرا یک شرکت‌کننده گزینه یادداشت‌ها را می‌بیند در حالی که شخص دیگری نمی‌تواند آن را فعال کند.

چگونه می‌توانم در تیمز، یادداشت‌های جلسات تولید شده توسط هوش مصنوعی بهتری داشته باشم؟

از یک دستور جلسه واضح استفاده کنید، تصمیمات را با صدای بلند بیان کنید و موارد عملی را به وضوح و با ذکر نام مشخص کنید. در صورت امکان از صحبت کردن افراد با یکدیگر خودداری کنید و زبان جلسه را منسجم نگه دارید. یادداشت‌های هوش مصنوعی زمانی بهترین عملکرد را دارند که جلسه ساختار داشته باشد. همچنین مرور یادداشت‌ها قبل از اشتراک‌گذاری گسترده آنها مفید است.

آیا یادداشت‌های هوش مصنوعی در تیمز به اندازه کافی قابل اعتماد هستند که بتوان آنها را به اشتراک گذاشت؟

یادداشت‌های هوش مصنوعی مفید هستند، اما همچنان باید قبل از اشتراک‌گذاری، به خصوص با مشتریان یا رهبری، بررسی شوند. نام‌ها، اعداد، تصمیمات، مهلت‌ها و جزئیات حساس را مرور کنید. قانون عملی مقاله این است که با یادداشت‌های هوش مصنوعی به عنوان یک پیش‌نویس مفید رفتار شود، نه یک سابقه قانونی یا انطباق بی‌نقص. بررسی انسانی هنوز هم مهم است.

منابع

1. پشتیبانی مایکروسافت - تسهیل‌کننده جلسات مایکروسافت تیمز - support.microsoft.com

2. مایکروسافت لرن - تنظیمات خط‌مشی جلسه کمک خلبان - learn.microsoft.com

جدیدترین هوش مصنوعی را در فروشگاه رسمی دستیار هوش مصنوعی پیدا کنید

درباره ما